Conditions de location

Conditions générales applicables aux offres et contrats de location de APEX EVENT SOLUTIONS

1. Champ d’application des conditions générales

La marque APEX EVENT SOLUTIONS est détenue et représentée par la SRL BELGIAN RENTALS GROUP, inscrite à la BCE sous le numéro 1005.214.265, et son siège social est établi Rue Fond du Ruisseau, 42 à 4470 Saint-Georges-Sur-Meuse.

Les relations contractuelles entre BELGIAN RENTALS GROUP et le Client sont régies exclusivement par les présentes conditions générales.

Le Client reconnait avoir pris connaissance des présentes conditions générales avant la signature, ou approbation par email, du bon de commande, ou du contrat de location de BELGIAN RENTALS GROUP. Le Client reconnait expressément les accepter sans réserve et renoncer à l’application de ses propres conditions générales.

Conformément à la réforme du Code Civil entrée en vigueur le 1er janvier 2023, la communication par courrier électronique est légalement reconnue comme une notification juridiquement valable. Ainsi, si le Client ne dispose pas d’un scanner ou d’une imprimante, il peut valider les différents documents provenant de BELGIAN RENTALS GROUP en donnant son approbation par email.

2. Commande - paiement - annulation

2.1. La convention de location sera réputée conclue par la signature, ou par l’approbation par email du bon de commande ou du contrat de location, par le Client.

La validité du bon de commande figure sur le document. Cela signifie que durant cette période, le matériel mentionné sur le bon de commande est réservé exclusivement pour le Client. Après expiration du délai de validité, le matériel mentionné sur le bon de commande devient à nouveau disponible à la location. BELGIAN RENTALS GROUP ne peut donc garantir la disponibilité du matériel une fois le document expiré.

2.2. Le montant de la facture est dû par le Client selon les modalités suivantes : l’intégralité du montant de la location dans un délai de 30 jours suivant la date d’édition de la facture de location, sauf indication contraire de BELGIAN RENTALS GROUP. Dans ce cas, le montant ou le pourcentage de l’acompte à verser sera spécifié dans la rubrique « Modalité de Paiement » sur la facture de location.

Si la date de livraison prévue intervient durant le délai de 30 jours, le Client est tenu de solder l’entièreté de la facture au moment de la livraison.

À défaut de paiement dans un délai de 30 jours suivant la date d’édition de la facture de location, BELGIAN RENTALS GROUP est en droit de considérer la commande comme nulle et non avenue sans qu'aucune indemnité ne soit due par BELGIAN RENTALS GROUP au Client.

En cas de non-paiement du solde du montant de la location au moment de la livraison, BELGIAN RENTALS GROUP se réserve le droit de refuser la remise du matériel et d’annuler le contrat de location.

Dans ce cas, BELGIAN RENTALS GROUP conservera l’acompte sans préjudice du droit de BELGIAN RENTALS GROUP de réclamer le remboursement des frais exposés.

2.3. Sauf stipulation contraire, les prix de BELGIAN RENTALS GROUP s’entendent Hors TVA.

2.4. Tout matériel loué sera facturé, même en cas de non utilisation, de modification ou d'annulation de la commande.

2.5. Le délai de rétractation, de modification ou d’annulation est fixé à 30 jours suivant la date d’édition de la facture. Toute communication en ce sens doit être formulée par écrit, de préférence par email.

En cas d’annulation de la part du Client dans un délai inférieur à 30 jours suivant la date d’édition de la facture, l’intégralité du montant de la facture sera remboursé au Client sans frais supplémentaires ou autres indemnités. Ce remboursement se fera sous forme d’une Note de Crédit qui sera éditée dans les 10 jours à compter de la date d’annulation.

Dans le cas d’une annulation dans un délai supérieur à 30 jours suivant la date d’édition de la facture, BELGIAN RENTALS GROUP se réserve le droit de conserver l’intégralité du montant de la facture, correspondant au dommage subi, ou de réclamer l’intégralité du montant si la facture de location n’a pas été acquittée.

Le Client dispose de la possibilité de souscrire à une assurance annulation proposée par BELGIAN RENTALS GROUP réduisant le délai de rétractation, de modification ou d’annulation de 30 jours suivant la date d’édition de la facture à 48 heures avant la date de livraison prévue.

Attention /!\ : La date de livraison prévue n’est pas à confondre avec la date, ou période, de location. La date de livraison prévue est mentionnée dans le contrat de location.

La décision de proposer ou non cette assurance revient seule à BELGIAN RENTALS GROUP. Le montant de la prime est fixé à 7% de la facture de location et couvre l’entièreté du matériel loué. La souscription à l’assurance annulation ne peut pas avoir lieu après l’édition du contrat de location et de la facture de location.

En cas d’activation de l’assurance annulation, le Client n’est nullement tenu d’en spécifier la raison. Le montant de la prime ne sera pas remboursé au Client, ou restera dû si la facture de location n’a pas été acquittée.

2.6. Une caution peut, dans certains cas, être demandée au Client et ne sera restituée qu'après exécution intégrale par le Client de ses obligations.

2.7. Toute contestation relative à une facture, de location ou d’indemnité, devra parvenir à BELGIAN RENTALS GROUP par lettre recommandée dans les 10 jours de son envoi. A défaut, les factures de BELGIAN RENTALS GROUP seront considérées définitivement acceptées par le Client.

2.8. Toutes les factures de BELGIAN RENTALS GROUP sont payables au comptant, sauf indication contraire de BELGIAN RENTALS GROUP.

2.9. Toute facture impayée à son échéance produira, de plein droit et sans mise en demeure, un intérêt conventionnel au taux annuel de 10% et une majoration forfaitaire calculée selon les taux suivants et avec un minimum de 150 € :

• jusqu'à 4.000 € : 10 %

• de 4.000 € à 12.500 € : 7,5 %

• de 12.500 € à 25.000 € : 5 %

• de 25.000 € à 50.000 € : 2,5 %

• à partir de 50.000 € : 1,5 %

Les parties reconnaissent expressément que ce montant forfaitaire correspond au dommage subi par BELGIAN RENTALS GROUP en cas de non-paiement par le Client.

3. Durée de la location

Sauf convention contraire, les prix de location couvrent trois journées d’utilisation. Le détail de la période de location se trouve dans le contrat de location.

BELGIAN RENTALS GROUP se réserve le droit de livrer ou de tenir le matériel loué à disposition du Client la veille du jour convenu pour la location.

A l’échéance de la période de location, le Client s’engage à restituer le matériel loué dans le délai qui lui sera indiqué par BELGIAN RENTALS GROUP.

Tout retard dans la restitution du matériel loué, donnera lieu à facturation de 75% du prix de location du matériel pour une journée, toute journée supplémentaire entamée étant intégralement facturée.

Tout matériel manquant ou non restitué 48 heures après écoulement de la période de location, sera facturé à sa valeur de remplacement sans possibilité de restitution ultérieure.

Les obligations contractuelles du Client s’achèvent par l’examen de l'état du matériel lors de la restitution des biens et par la remise du document « Décharge de Responsabilité ». Cette décharge de responsabilité peut être totale (qui comprend l’ensemble du matériel mis à disposition), ou partielle (seule une partie a été restituée conformément aux présentes conditions générales de location). Dans le cas d’une détérioration totale ou partielle du matériel, un document « Constat de Dégâts » sera remis au Client. BELGIAN RENTALS GROUP s’engage à remettre dans les plus brefs délais une « Facture d’Indemnité ».

4. Enlèvement du matériel loué

Le matériel mis en location peut au choix du Client, soit être enlevé par lui dans les locaux de BELGIAN RENTALS GROUP, dans les délais impartis, soit être livré et repris par BELGIAN RENTALS GROUP à l'adresse indiquée par le Client sur le contrat de location et la facture de location.

Le Client s'engage à prendre toutes les dispositions pour réceptionner le matériel loué personnellement ou par l’intermédiaire d’une personne mandatée expressément par lui.

Si personne n’est en mesure de vérifier et de prendre en charge le matériel, BELGIAN RENTALS GROUP se réserve le droit de reprendre le matériel en ses locaux, l’intégralité du montant de la location et les frais de transport restant à charge du Client.

5. Transport et Installation

Les frais de transport effectué par BELGIAN RENTALS GROUP sont toujours à charge du Client, sauf offre promotionnelle contraire. Le montant des frais de transport est mentionné au bas de la facture de location.

Les livraisons seront effectuées par BELGIAN RENTALS GROUP au rez-de-chaussée, à l’entrée du bâtiment.

Si la livraison ne peut avoir lieu à cet endroit, le Client s’engage à en informer BELGIAN RENTALS GROUP lors de la réservation.

Attention /!\ : Nous ne livrons pas le matériel aux étages des bâtiments.

Si le matériel n’est pas installé à l’entrée du bâtiment, le Client s’engage à fournir un emplacement propre, sans détritus ni déjections animales, sur un terrain plat et carrossable et facilement accessible au véhicule de transport pour le placement et le montage du matériel. Un passage d’une largeur minimale d’un mètre et sans escaliers est indispensable.

Ces mêmes conditions restent d’application lors du démontage et de la reprise du matériel. Si le mobilier ou les décorations dans les chapiteaux ne sont pas loués par BELGIAN RENTALS GROUP, ces derniers doivent être vidés de leur contenu avant le moment prévu pour le démontage.

Si le Client reçoit des indications ou des obligations de la part des autorités, il s’engage à en faire part dans les plus bref délais et au plus tard 15 jours avant la date de livraison prévue. Si la réservation intervient endéans ce délai, le Client s’engage à en faire part au moment de la réservation.

Dans le cas contraire, BELGIAN RENTALS GROUP ne peut garantir l’exécution du contrat, et le Client restera tenu de payer la totalité du montant de la facture de location.

Si l’installation ne peut avoir lieu à l’endroit prévu à la suite d’une erreur d’estimation du Client, celui-ci restera tenu de payer la totalité du montant de la facture de location.

Si la livraison ou la reprise ne peut avoir lieu durant les heures ouvrables (du lundi au vendredi, de 10h à 18h), le Client est tenu d’en avertir BELGIAN RENTALS GROUP au préalable au moment de la réservation. A défaut, la livraison ne peut être effectuée sans préjudice quelconque pour BELGIAN RENTALS GROUP. Les frais d’attente sont également facturés au Client à concurrence de 30 € HT par demi-heure.

En cas de modification de la commande par le Client entraînant un transport additionnel, BELGIAN RENTALS GROUP facturera au Client ce transport comme un transport plein.

Les risques liés au transport non exécuté par nos soins sont supportés par le Client.

Sauf indication contraire, mentionnée sur la facture de location, le montant de la livraison est facturé comme suit (avec comme point de référence Rue de Chênée 35, 4031 Angleur) :

• Gratuit dans un rayon de 10km autour du point de référence avec un minimum de facturation

de 0€ HT.

• 0,50€ HT forfaitaire par kilomètre supplémentaire au-delà du rayon de 10km autour du point de référence avec un minimum de facturation de 100€ HT.

• Gratuit dans toute la Belgique avec un minimum de facturation de 1.250€ HT.

BELGIAN RENTALS GROUP reste seul décisionnaire sur l’évaluation du nombre de transport nécessaire à l’exécution du contrat.

6. Etat du matériel loué

Les parties procéderont à une vérification de l'état du matériel loué au moment de l'enlèvement par le Client ou de la livraison par BELGIAN RENTALS GROUP d'une part et au moment de la restitution par le Client ou de la reprise du matériel par BELGIAN RENTALS GROUP d’autre part.

Si par le fait du Client, le matériel ne peut être vérifié contradictoirement, BELGIAN RENTALS GROUP établira seule l’inventaire et l’état du matériel, lesdits inventaire et état du matériel liant les parties.

En l'absence de remarques contradictoires et faites par écrit, le matériel loué est considéré comme ayant été délivré par BELGIAN RENTALS GROUP en parfait état.

Le Client s’oblige à restituer le matériel dans le même état qu’au début de la location.

Le Client est responsable de tout dommage occasionné au matériel loué, et ce, depuis le retrait ou la livraison jusqu’à sa restitution.

En conséquence, sont à charge du Client les pertes ou dégâts dus, notamment et sans que cette liste soit limitative, à la casse, au vol, à tout acte de violence, au vandalisme, à l’imprégnation de produits irritants, à de mauvaises conditions de transport par le Client, les brûlures sur les tissus (housses, nappes, …), rayures et détériorations quelconques dues à une mauvaise utilisation, etc.

Tout clouage, pose d’adhésifs, d’agrafes ou de peinture sur le matériel loué sont considérés comme détériorations.

Aucune modification ne pourra être apportée au matériel (voltage, détendeurs, etc.).

Le Client supportera tous les frais de remise en état du matériel loué.

En cas de remise en état du matériel loué, BELGIAN RENTALS GROUP apprécie seule le montant des frais occasionnés et le répercutera sous forme d’une « Facture d’Indemnité ».

Si le matériel loué ne peut faire l'objet de réparation, le Client supportera les frais de remplacement du matériel endommagé.

En cas de remplacement du matériel endommagé, BELGIAN RENTALS GROUP apprécie seule le montant de la valeur de remplacement et le répercutera sous forme d’une « Facture d’Indemnité ».

Comme mentionné dans le point 2.7., le Client dispose d’un délai de 10 jours suivant la date d’édition de la Facture d’Indemnité pour la contester par lettre recommandée.

Dans ce cas, le Client devra mandater un expert afin de déterminer la valeur résiduelle de remplacement du matériel endommagé.

A défaut, la Facture d’Indemnité de BELGIAN RENTALS GROUP sera considérée définitivement acceptée par le Client.

BELGIAN RENTALS GROUP apprécie seule la possibilité de réparer ou la nécessité de remplacer le

matériel endommagé.

Le matériel est délivré propre et sec, sans trace de terre, de nourriture, ou quelconques traces d’une utilisation précédente. Le Client dispose de la possibilité de souscrire à un forfait de nettoyage dont le montant est établi conjointement par les parties lors de l’état des lieux d’entrée.

Si le Client ne souhaite pas souscrire à ce forfait de nettoyage, il s’engage à rendre le matériel dans le même état de propreté que lors de la livraison ou du retrait en nos locaux.

Si le Client ne respecte pas cet engagement, une indemnité de nettoyage dont le montant est également établi conjointement par les parties lors de l’état des lieux d’entrée sera facturée au Client sous forme d’une « Facture d’Indemnité ». BELGIAN RENTALS GROUP apprécie seule la nécessité de nettoyer le matériel rendu sale.

7. Responsabilités

7.1. Le matériel loué reste la propriété exclusive de BELGIAN RENTALS GROUP et ne peut en aucun cas faire l’objet d’une cession quelconque.

Le locataire ne peut en aucun cas sous-louer, ni prêter le matériel pris en location.

En cas de faillite du Client, celui-ci s’oblige, si le matériel loué n’a pas encore été restitué, à dresser un inventaire exact du matériel loué et à remettre celui-ci au curateur.

7.2. Le Client s’oblige à utiliser le matériel loué avec prudence, sous sa responsabilité, et à se conformer au mode d’emploi et aux consignes dont il a pris connaissance lors de la réception du matériel.

7.3. La responsabilité de BELGIAN RENTALS GROUP ne peut en aucun cas être engagée par une mauvaise utilisation du matériel.

7.4. Le matériel mis à disposition par BELGIAN RENTALS GROUP n’est pas assurer pour les dégâts occasionnés par le Client. Ainsi, en cas de casse, vol, tout acte de violence, vandalisme ou mauvaise utilisation entraînant des dégâts, sans que cette liste soit limitative, le Client supportera seul les frais de remplacement du matériel endommagé.

Un numéro de téléphone est communiqué au Client en cas de panne ou de défaillance du matériel loué et un service technique reste en action, pour des conseils, voire un dépannage technique.

En conséquence, toute contestation ou réclamation du Client qui serait formulée après la manifestation pour laquelle le matériel a été loué et qui aurait pour objet une panne ou une défaillance du matériel loué, ne donnera lieu à aucune intervention de BELGIAN RENTALS GROUP.

En aucun cas, BELGIAN RENTALS GROUP ne peut être tenue responsable des dommages quelconques pour perte d’exploitation ou pour tout autre dommage indirect.

BELGIAN RENTALS GROUP n’est nullement responsable d’erreurs de quantités ou d’articles sur toute commande non confirmée par écrit ou par email.

En raison d’impératifs tenant à la disponibilité du stock, BELGIAN RENTALS GROUP n’est pas tenue de fournir au Client du matériel parfaitement identique à une commande précédente.

8. Force majeure - imprévision

8.1. Dans l’hypothèse où surviendrait un cas de force majeure tel que retenu par les cours et tribunaux belges, et qui empêche la livraison / le travail en tout ou en partie, BELGIAN RENTALS GROUP a le droit de suspendre ou d’annuler la commande, et ce, sans que le Client ne puisse prétendre à aucune indemnité généralement quelconque.

BELGIAN RENTALS GROUP ne pourra être tenue responsable de retards de livraison résultant de cas de force majeure en ce compris de pannes, grèves, intempéries ou embouteillages anormaux. Dans ce cas, le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité généralement quelconque.

8.2. En cas de survenances de circonstances nouvelles qui bouleversent l’économie du contrat et rendent, pour BELGIAN RENTALS GROUP, l’exécution de celui-ci beaucoup plus onéreuse, les parties conviennent de se rencontrer pour déterminer des conditions équitables pour poursuivre l'exécution du contrat ou décider la résiliation du contrat.

9. Renonciation

Le non-exercice par BELGIAN RENTALS GROUP d’un ou de plusieurs de ses droits, tels que précisés dans les présentes conditions générales, ne pourra jamais être considéré dans son chef comme une renonciation à l’exercice de ce ou de ces droits.

10. Droit applicable et litiges

10.1. Les présentes conditions générales et les relations contractuelles entre parties sont régies par le droit belge.

10.2. Les parties conviennent que tout litige relatif à la conclusion, l’exécution ou à l’interprétation de leurs conventions relève de la compétence exclusive des cours et tribunaux du siège social de BELGIAN RENTALS GROUP.

11. Nullité partielle

La nullité d’une ou de plusieurs clauses des présentes conditions générales n’entraine pas la nullité

de l’intégralité des conditions générales.

Les parties s’engagent, dans ce cas, à négocier de bonne foi la conclusion d’une nouvelle clause qui

poursuivrait le même objectif que la clause nulle et aurait, dans toute la mesure du possible, des effets

équivalents, afin de rétablir l’équilibre contractuel.

12. Données personnelles

BELGIAN RENTALS GROUP traite les données à caractère personnel qu’elle récolte conformément au règlement 2016/679 et à la loi du 30 juillet 2018, sur base de ses obligations contractuelles ou légales.

Les données à caractère personnel sont utilisées uniquement aux fins de bonne exécution des relations contractuelles (livraison, facturation, suivi dossier). Les données à caractère personnel sont conservées le temps nécessaire au respect des obligations comptables et fiscales.

Les données recueillies ne sont jamais vendues ou échangées à des sociétés ou personnes tierces.

Le Client dispose, quant à ses données personnelles, des droits suivants :

• droit à l’information sur les données que nous détenons ;

• droit d’accès. Vous avez le droit d’obtenir la confirmation du traitement de ces données et le cas échéant,

  d’en obtenir une copie ;

• droit de rectification ;

• droit à l’effacement : lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à la réalisation

  de la finalité poursuivie ;

• droit à la limitation du traitement des données et droit d’opposition ;

• droit à la portabilité des données ;

• droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée ;

• droit de réclamation : si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel se fait

  en violation de la législation, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de : Autorité des Protections

  des Données, rue de la Presse, 35 à 1000 BRUXELLES, site web: autoriteprotectiondonnees.be/contact.

Toute demande en lien avec cette problématique peut utilement être adressée à apexevent.solution@gmail.com